Briefing de Projeto — Seleção de CRM

1

Identificação da empresa

Contexto inicial para entendermos com quem estamos falando.

Nome da empresa *

Segmento / setor *

Nome do responsável pelo projeto *

Cargo *

E-mail de contato *

Faturamento anual aproximado (opcional)

Quantos funcionários tem a empresa?

Até 20 20 – 100 100 – 500 Acima de 500

2

Contexto e motivação do projeto

Entender o "porquê agora" é fundamental para dimensionarmos urgência e complexidade.

Por que isso importa: Projetos motivados por crise operacional ou deadline regulatório têm dinâmica e riscos distintos de projetos proativos de crescimento.

Qual é o principal motivador deste projeto? *

Crescimento de equipe comercial — o processo atual não escalaTimes maiores precisam de mais estrutura e rastreabilidade

Falta de visibilidade — liderança não tem dados confiáveis de pipelineRelatórios manuais, previsões imprecisas, perda de deals

CRM atual não atende — limitações técnicas ou alto custoFerramenta inadequada ao processo ou ao estágio da empresa

Integração com marketing / atendimentoNecessidade de visão 360° do cliente em mais de uma área

Pressão por eficiência — redução de trabalho manualTimes gastando tempo em Excel, WhatsApp, planilhas dispersas

Expansão para novos mercados ou canais de venda

Outros

Descreva brevemente a situação atual e o problema que precisa resolver *

Já houve tentativa anterior de implantação de CRM? *

Não Sim, mas foi abandonado Sim, existe algo em uso mas insatisfatório

Qual ferramenta foi usada? O que deu errado?

3

Escopo esperado da consultoria

Defina até onde você quer que a CRM Day atue neste momento.

Atenção: Esta proposta é especificamente para o processo de seleção da ferramenta. Entender se o cliente quer ampliar o escopo depois já afeta como estruturamos o engajamento.

O que você espera da consultoria neste projeto? *

Mapeamento e diagnóstico dos processos atuaisEntender como a empresa vende e atende hoje, antes de recomendar ferramenta

Definição de requisitos funcionais para o CRMListar o que a ferramenta precisa ter/fazer com base nos processos mapeados

Avaliação e comparação de ferramentas do mercadoAnálise técnica e comercial de 3–5 opções compatíveis com o perfil

Condução de demos e provas de conceito (PoC)Facilitação das avaliações práticas com os fornecedores

Apoio em negociação com fornecedoresEstratégia de negociação de contrato, licenças e onboarding

Definição da arquitetura de integração (CRM + outros sistemas)Desenho de como o CRM se conecta ao ecossistema de tecnologia da empresa

Apoio no kickoff da implantação (após escolha da ferramenta)Participação no início da implementação com o fornecedor escolhido

Outros

Áreas que o CRM deve contemplar *Selecione todas que se aplicam

Comercial / Vendas

Marketing / Geração de demanda

Atendimento / Suporte / Customer Success

Pós-venda / Retenção / Expansão

Pré-venda técnica / Soluções / Engenharia de vendas

Parceiros / Canais de distribuição (PRM)

4

Estrutura de decisão

Quem decide e como. Essencial para o sucesso do projeto.

Por que isso importa: A falta de um sponsor executivo claro é a principal causa de projetos de CRM que travam ou fracassam. Precisamos saber com quem trabalharemos e como as decisões serão tomadas.

Patrocinador executivo

Quem é o sponsor do projeto (C-level ou diretoria)? *

Qual o nível de envolvimento esperado do sponsor?

Comitê de seleção

Quem participará do processo de avaliação e escolha? Descreva as áreas e cargos envolvidos

Como será tomada a decisão final? *

Uma pessoa decide sozinha (CEO ou diretor)Decisão centralizada, processo tende a ser mais ágil

Comitê decide por consensoMúltiplas áreas precisam concordar — processo mais lento e político

Uma área lidera, mas outras aprovamEx: TI define critérios técnicos e Comercial aprova a escolha final

Ainda não definido

Ponto focal interno

Quem será o ponto focal / gestor do projeto interno? *

Dedicação prevista desta pessoa ao projeto?

Nível técnico do time interno que apoiará o projeto?

Baixo — pouco contato com tecnologia Médio — usam ferramentas digitais Alto — perfil técnico/analítico

5

Tamanho e estrutura operacional

Dados quantitativos que definem a complexidade da operação a ser suportada pelo CRM.

Comercial / Vendas

Nº de vendedores (closers)

Nº de SDRs / BDRs

Nº de gestores comerciais

Leads gerados / mês

Oportunidades abertas / mês

Nº de pipelines / funis distintos

Ciclo médio de venda

Até 2 semanas 2 semanas – 3 meses Acima de 3 meses

Marketing (se aplicável)

Pessoas no time de marketing

Campanhas ativas / mês

Leads gerados pelo marketing / mês

Atendimento / CS (se aplicável)

Nº de atendentes / CSMs

Atendimentos / mês

Canais de atendimento utilizados

6

Maturidade de processos e complexidade comercial

Quanto menos estruturado o processo, maior o esforço de consultoria.

Critério de esforço: Um processo não estruturado pode triplicar o escopo em relação a um processo já documentado.

Avalie o nível de estruturação dos processos por área

Área	Não estruturado	Parcialmente estruturado	Estruturado e documentado
Vendas	Não estruturado	Parcial	Estruturado
Marketing	Não estruturado	Parcial	Estruturado
Atendimento	Não estruturado	Parcial	Estruturado

Complexidade do processo comercial

Quais complexidades estão presentes? Marque todas que se aplicam

Múltiplos produtos com jornadas de venda distintasCada linha de produto tem seu próprio funil e abordagem

Regras complexas de comissão e remuneração variávelFaixas, aceleradores, splits de equipe, territórios

Processo consultivo ou técnico (pré-venda, engenharia de solução)Vendas que envolvem solucionamento técnico antes do fechamento

Vendas por parceiros / canais indiretosRevendedores, distribuidores, agentes

Venda com múltiplos decisores no cliente (venda enterprise/complexa)Múltiplos stakeholders, comitê de compra, processos de licitação

Venda recorrente / renovação de contratosGestão de renewals, expansão de conta, churn

Existem filiais, unidades de negócio ou operações regionais distintas? *

Não — operação única 2 – 5 unidades Mais de 5 unidades

7

Ecossistema de tecnologia atual

O mapa de sistemas define o esforço de integração — um dos maiores vetores de complexidade em projetos de CRM.

Regra geral: Cada integração nova adiciona escopo de análise técnica e, se for necessária, implementação. Seja o mais detalhado possível aqui.

CRM atual (se houver)

ERP / sistema financeiro

Plataforma de marketing / automação

Ferramenta de atendimento / suporte

Plataforma de e-commerce (se houver)

Outros sistemas relevantes

Há necessidade de integração com o novo CRM? *

Nenhuma integração Algumas (1–3 sistemas) Várias (4+ sistemas) Ainda não sei

Os sistemas que precisam integrar possuem API disponível? *

Sim, todos Parcialmente Não sei informar

Existe uma equipe ou pessoa de TI interna que apoia o projeto? *

Sim, com disponibilidade Sim, mas limitada Não há recurso de TI Terceirizado / agência

8

Requisitos e critérios para seleção da ferramenta

O que é inegociável, o que é desejável e quais as restrições.

Já tem alguma ferramenta em mente ou sob avaliação?

Quais critérios são mais importantes para a escolha? Marque os prioritários

Custo total de propriedade (TCO)Licença + implantação + manutenção a longo prazo

Facilidade de uso / adoção pelos usuáriosInterface intuitiva, curva de aprendizado baixa

Capacidade de personalização e configuraçãoFlexibilidade para adaptar campos, fluxos e regras

Integrações nativas disponíveis

Qualidade dos relatórios e dashboards nativos

Suporte e parceiro de implementação no Brasil

Escalabilidade para crescimento futuro

Presença de IA / automações avançadas nativas

Há algum requisito eliminatório? Algo que descarta imediatamente uma ferramenta

Quais automações são prioritárias para o novo CRM?

Distribuição e roteamento de leads

Follow-ups e lembretes automáticos de atividades

Nutrição de leads (e-mail / fluxos automáticos)

Atendimento via WhatsApp ou IA conversacional

Geração automática de propostas ou contratos

Alertas de negócios parados / inativos

9

Dados, governança e usuários

Volume de dados, migração, acessos e estrutura de permissões.

Volume de dados para migração

Nº aproximado de contatos

Nº aproximado de empresas

Nº de oportunidades históricas

Histórico de interações precisa ser migrado?

Não Apenas dados críticos Sim, histórico completo

Como você avalia a qualidade dos dados atuais?

Alta — dados limpos Média — precisam de limpeza Baixa — muito dispersos ou duplicados

Governança e acessos

Nº total de usuários previstos no CRM

Perfis de acesso distintos necessários

Necessidades de relatórios e analytics

Dashboards executivos (C-level / diretoria)

Relatórios operacionais (gestores de equipe)

Forecast de vendas com análise de pipeline

Integração com BI externo (Power BI, Tableau, Looker etc.)

Relatórios de performance individual de vendedores

KPIs já definidos para a área comercial?

Sim, bem definidos Parcialmente Não — precisamos ajudar a definir

10

Prazo, orçamento e expectativas finais

Última seção — informações de timing, investimento e como você quer que o projeto funcione.

Há um prazo definido para concluir a seleção da ferramenta? *

Urgente — menos de 30 dias 1 – 3 meses Flexível — 3+ meses Sem prazo definido

Existe algum deadline crítico que define o prazo? Eventos, início de operação, contrato vencendo...

Faixa de investimento prevista para a consultoria de seleção *

Até R$ 20.000Projetos menores, processos mais maduros, decisão mais rápida

R$ 20.000 – R$ 50.000Operações médias com múltiplas áreas e integrações

R$ 50.000 – R$ 100.000Operações complexas, multinacionais ou enterprise

Acima de R$ 100.000Grandes projetos com escopo expandido

Ainda não definido — aguardando proposta

Qual a faixa de orçamento prevista para a licença do CRM (por mês)?

Como você prefere que a consultoria trabalhe com vocês?

Reuniões semanais de acompanhamento

Canal de comunicação contínua (WhatsApp / Slack)

Workshops presenciais para mapeamento de processo

Tudo remoto — preferência por assíncrono

Há algo mais que queira nos contar sobre o projeto?

Briefing de Projeto — Seleção de CRM

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